Jak zřídit datovou schránku

Datová schránka slouží jako elektronické úložiště k doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci, fyzickými a právnickými osobami. Zjednodušeně řečeno je to elektronická poštovní doručovatelka co chodí do vaší domovní schránky i ta co sedí na poště za okénkem. Datová schránka funguje také jako klasický e-mail. Obojí určitě dobře znáte a nyní už stačí pouze tyto služby převést do elektronické komunikace.

Právnickým osobám ukládá zákon povinnost si datovou schránku zřídit. Pro fyzické osoby jako je běžný občan nebo živnostník je založení datové schránky dobrovolné.

U datové schránky máte jistotu, že každý majitel je úředně ověřený a vždy víte s kým komunikujete. Podávání dokumentů šetří čas oproti osobnímu vyřízení, což je pro mnoho subjektů úspora peněz. Vlastnictví datové schránky přináší i finanční úspory a to nejen pro živnostníky.

Jak získat datovou schránku získat?

Založení datové schránky je velice jednoduché a bude vás stát jen pár minut času na kontaktním místě Czech POINT. Tyto místa najdete na úřadech nebo poštách. Budete potřebovat platný průkaz totožnosti.

K elektronickému podání musíte vlastnit elektronicky ověřený podpis, žádost po vyplnění odešlete na kontaktní email adresu posta@mvcr.cz.

Osobní podání můžete provést přímo na podatelně Ministerstva vnitra.

Pro první přihlášení do datové schránky je potřeba počkat na doručení aktivačních přístupových údajů. Toto potvrzení bude doručeno emailem nebo poštou, možnost si zvolíte sami při podání žádosti.

Při prvním přihlášení si doručené přístupové heslo změníte na vlastní.

Potřebuji speciální program nebo aplikaci?

Pro využívání datové schránky budete potřebovat internetové připojení a možnost pracovat s běžným formátem dokumentů jako je PDF, DOC, XLS a další.

Podle toho jak budete datovou schránku využívat, může se hodit tiskárna s funkcí scanneru a elektronický podpis.

Oficiální stránky datových schránek naleznete zde: https://www.mojedatovaschranka.cz/Podle toho jak budete datovou schránku využívat, může se hodit tiskárna s funkcí scanneru a elektronický podpis.

TIP: První na co se podívejte jsou možnosti nastavení. Můžete zde objevit řadu funkcí, které v budoucnu využijete nebo si později vzpomenete, že v nastavení jsou.

Základní komunikace formou datové schránky

• Komunikace v datové schránce probíhá formou vložených příloh.
• V přijatých zprávách máte rozlišené přečtené a nepřečtené zprávy, vše je tedy přehledné na první pohled. Zpráva může být označena do vlastních rukou a pak jde o zprávu vyšší důležitosti. Příjem poštovních datových zpráv je zcela zdarma.
• Odesílání je zpoplatněno, ale vyjde levněji než doporučená zásilka. Datovou zprávu na kterou budete vy požadovat odpověď, můžete nastavit odesílatelům možnost odeslání zdarma. Náklady tak hradíte vy jako původní odesílatel.
• Poštovní datová zpráva je možnost jak posílat smlouvy, faktury, objednávky nebo certifikáty. Jde o prokazatelný způsob komunikace s ověřenou identitou odesílatele. Datová zpráva je opatřena elektronickou a časovou značkou, tyto značky slouží jako razítko s platným datem a nabývají tak automaticky platnost úředního dokumentu. Tento způsob je bezpečnější než posílat dokumenty formou emailu.
• Zprávy můžete vyhledávat nastavením filtru podle priorit. Funkce hledání nabízí výsledky podle zadaného výrazu. Můžete využít možnost uložení adres, které používáte a nehledat je tak při každém použití.
• Datová velikost schránky není nijak omezena, nemusíte se tak bát nedoručené zprávy z důvodu zaplněné kapacity. V nastavení lze zadat automatické zasílání zpráv. Tato služba je v současné době zpoplatněna. V přijatých zprávách najdete pravidelně zajímavé tipy o fungování datové schránky.

TIP: Vyhledejte si v datové schránce subjekty, které budete a nebo můžete potřebovat v budoucnu a uložte si je pro rychlé vyhledání. Zkuste si sami do vyhledávání zadávat různá klíčová slova pro vyhledání adres. Určitě najdete další kontakty, které se Vám budou hodit.

Datová schránka pro firemní a osobní účely

Pokud máte firmu a chcete využívat datovou schránku také jako fyzická osoba pro osobní účely, můžete využít výjimku a mít datové schránky dvě. Do firemní datové schránky můžete povolit přístup odpovědnému zaměstnanci Vaší firmy nebo účetní. Vytvořte pověřenou osobu nebo administrátora, tuto službu najdete v Nastavení. Bude rozhodně vhodnější mít osobní komunikaci v datové schránce, která slouží pro vaše osobní účely.

Dodržování časový termínů

Je velmi důležité osvojit si práci v datové schránce z hlediska časového plánu.

Za úspěšné doručení úředního dokumentu se považuje doručení do datové schránky a to aniž dokument otevřete. Od tohoto dne začíná nabíhat několik termínů na potřebné kroky z vaší strany.

Zpráva po doručení zůstává v datové schránce 90 dní, je potřeba si zprávy ukládat na vlastní externí úložiště nebo přímo do vlastního počítače. Zpráva je opatřena elektronickým razítkem a časovou značkou a je tedy platná kdekoliv je uložena. Další možnost ukládání je datový trezor, což je služba placená a provozovatelem je Česká pošta. Systém vás namátkově upozorní na blížící se lhůtu 90 dní ve spodní částí obrazovky a také nabídne vyzkoušení datového trezoru zdarma.

Důležitější a mnohem kratší lhůtu však budete mít na vyřízení komunikace s úřady, potom se termíny pohybují v řádů dnů. Úřad vám do datové schránky doručí například upomínku za neuskutečněné platby a nebo vrátí chybně vyplněné dokumenty. V případě, že nevyřídíte žádost ve stanoveném termínu, vystavujete se riziku pokuty. V případě, že jste na dovolené, rozhodně si v datové schránce každých několik dní zkontrolujte příchozí poštu. Pokud hrozí nedodržení termínu potřebných kroků na vaší straně z důvodu nepřítomnosti, spojte se s příslušným úřadem a dohodněte náhradní řešení. Předejdete tak problémům a případným pokutám, které mohou být ze stran úřadů poměrně vysoké.

TIP: Datovou schránku lze také stáhnou jako aplikaci do telefonu nebo tabletu. Tuto aplikaci budete využívat kdekoliv na cestě nebo na dovolené, stačí pouze internetové připojení.

Co mohu prostřednictvím datové schránky vyřešit?

Přes datovou schránku můžete komunikovat s mnoha úřady a nemusíte nikam do fronty. Šetříte tak svůj čas a to výrazně. Pro živnostníky se mnohdy ušetřený čas rovná ušetřeným penězům. Přes datovou schránku Vás úřad bude informovat o případných chybách ve Vámi podaném dokumentu.

Několik méně známých využití datové schránky:

• Žádost o vydání voličského průkazu.
• Zasílání přehledu o příjmech a výdajích zdravotní pojišťovně.
• Potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti.
• Potvrzení o bezdlužnosti.
• Sledování změn údajů o nemovitostech v katastru.
• Zasílání informace o blížícím se konci platnosti pravidelné technické prohlídky.
• Přihlášení dítěte ke školní docházce.
• Komunikace s veterinární stanicí nebo s útulky zvířat.

Kolik stojí datová schránka?

• Zřízení datové schránky a řada funkcí jsou pro běžného občana a živnostníka zdarma.
• Rozšířené funkce jsou placené. Sami se tak můžete rozhodnout, kdy je pro vás použití jednotlivých služeb datové schránky výhodnější.
• Placené jsou odesílané zprávy, ale vyjdou levněji než doporučené psaní.
• Možnost uložení dokumentů v datovém trezoru je zpoplatněna a službu provozuje Česká pošta.
• Původní odesílatel může nastavit možnost zdarma pro odpověď.

Kredit dobíjíte prostřednictvím datové schránky a jeho výší zde kdykoliv můžete zkontrolovat. Částku lze zaplatit bankovní kartou nebo převodem z účtu.

Co když zapomenu nebo ztratím přístupové údaje?

• Ani zapomenuté heslo není problém i když to už není tak jednoduché jako když si necháte vygenerovat novou možnost přihlášení například do internetového obchodu. Z bezpečnostních důvodů je potřeba důkladnější ověření.
• Pokud heslo automaticky expirovalo, systém vás nechá přihlásit pod doposavad platnou verzí hesla a vyzve vás k zadání nového znění.
• Než začnete řešit zapomenuté heslo, ověřte si zda máte správně napsané všechny znaky a čísla.
• Pokud používáte rozšířený způsob přihlašování pomocí jména, hesla a SMS kódu, který vám přestane chodit.
• Kontaktujte přímo infolinku.

Dbejte na bezpečnost!

Přístupové údaje nikomu nesdělujte, mějte na paměti, že veškeré kroky v datové schránce jsou brány jako úřední komunikace. Pro vybrané spolupracovníky ve firmě nebo pro účetní vytvořte samostatný přístup.

Datová schránka vás bude upomínat o pravidelnou změnu hesla, vypnout žádost o automatickou změnu hesla si můžete sami zvolit v nastavení.

Po ukončení práce v datové schránce se vždy z důvodu bezpečnosti odhlaste ze systému. Pokud bude stránky delší dobu v nečinnosti, systém se odhlásí automaticky.

Datová schránka může být také znepřístupněna. Děje se tak v případě úmrtí uživatele, omezení svéprávnosti, při odnětí svobody nebo jednoduše na vaši žádost.

V datové schránce najdete písemnou nápovědu, můžete využít kontaktní formulář nebo pomoc infolinky

Výše uvedené informace o zpoplatněných funkcích a lhůt jsou platné v době uveřejnění tohoto článku. Zkontrolujte a nastudujte si aktuální podmínky na portálu datové schránky.