Jak napsat dopis

Jak se liší formální dopis od neformálního? Jaké náležitosti se týkají jednotlivých typů, abychom se nedopustili při psaní nechtěného faux pas? A co napsat na pohlednici, když nás nic nenapadá? Odpovědi na zmíněné otázky a další zajímavost spjaté s psaním dopisů se dozvíte v tomto článku.

Jak napsat formální dopis?

Formální dopis se posílá v případech, že potřebujeme oslovit osobu, kterou známe pouze na profesionální úrovni. Nejčastěji se tento typ dopisů posílá vládním orgánům nebo firmám. Adresátem je vždy organizace nebo společnost, nikdy však jednotlivec. Dříve se psaly dopisy ručně, dnes norma upřednostňuje napsání dopisu na počítači např. pomocí Wordu či jiného textového editoru, následné vytištění a zaslání.

Hmotná podoba dopisu

Do horní poloviny listu napíšeme svou adresu nebo použijeme hlavičku společnosti. Vynecháme dva řádky a vepíšeme celé dnešní datum. Vynecháme další dva řádky a uvedeme kontaktní informace příjemce dopisu, a to celý titul a jméno, název společnosti nebo organizace a jeho úplnou adresu. Vynecháme jeden řádek a samotné tělo dopisu začneme pozdravem.

Ideálním pozdravem pro formální dopisy je „Vážená/ý“ a jméno příjemce, např. „Vážená paní Nováková“. Vždy používejte jméno i příjmení osoby, jestliže má osoba titul, nezapomeňte jej také zakomponovat. V některých případech se hodí oslovit příjemce sociální rolí neboli pracovní pozicí, např. „Vážený pane doktore“. Za oslovením se píše vždy čárka, tedy „Vážená paní docentko, | …“, a pod oslovením se vynechává řádek.

Následujícím bodem je již psaní samotného dopisu, který by měl být přehledný, jasný a věcný. Po napsání jakéhokoliv důležitého nebo reprezentativního textu se doporučuje několik hodin či dní se na text nedívat a následně si jej přečíst a opravit nejen pravopisné a gramatické chyby, ale také stylistické nedostatky. Tedy upravit text tak, aby co nejjasněji vyjadřoval záměr a nedošlo k nepochopení. Pro jistotu jej můžete dát přečíst blízké osobě a zeptat se jí na radu ohledně formulace textu.

Délka dopisu by neměla přesahovat jednu stranu textu. Očekávají se navíc zdvořilé fráze a používání podmiňovacího způsobu, který není tak invazivní jako ostatní způsoby. Rozdíl lze vidět např. na ukázce: „Budu ráda, když mě navštívíte v kanceláři.“ X „Navštivte mě v kanceláři, prosím.“

Po posledním odstavci sdělení vynecháme dva řádky a dopis zakončíme zdvořilým rozloučením. Tím mohou být např. fráze „S pozdravem“, „Se srdečným pozdravem“ nebo „S přáním pěkného dne“. Za těmito formulemi se nepíše žádné interpunkční znaménko. V některých případech se hodí k rozloučení také větná fráze, např. „Těším se na brzké shledání a srdečně zdravím.“ nebo „Děkujeme za spolupráci a přejeme mnoho úspěchů.“, přičemž za těmito větnými formulemi píšeme tečku. Rozloučit se můžeme také formou věty pokračující na následujícím řádku, např. „Zdraví | Pavel Novák“. Formální pojetí dopisu lze vyšperkovat rozloučením, vynecháním cca 4 řádků a podpisem celým svým jménem. Po vytisknutí dopis nad jménem podepíšeme modrou nebo černou propiskou, případně perem.  

Při klasickém zasílání úhledně list papíru složíme, a to na třetiny, abychom jej mohli bez pokrčení zasunout do obálky. Na její přední stranu napíšeme naši adresu (do levé horní čtvrtiny) i adresu příjemce (do pravé dolní čtvrtiny). Jestliže píšeme dopis jménem společnosti, používá se adresa společnosti. Tu uvádíme rovněž na levé horní straně dopisu, a to z důvodu, aby nám moha pošta v případě nedoručení dopis vrátit. Adresa by měla obsahovat jméno | ulici a číslo popisné | poštovní směrovací číslo a město | případně také stát.

Elektronický dopis (e-mail)

Jelikož je dnes již zvykem mít alespoň jeden počítač v každé domácnosti, komunikace se přesouvá do prostředí internetu. Dopis je proto mnohdy snazší a také rychlejší zaslat přes e-mail, než jej nosit na poštu a čekat několik dní až týdnů na doručení a odpověď. Pravidla pro psaní elektronického formálního dopisu jsou podobná jako v případě psaní hmotného dopisu, pár změn se však najde.

Místo adresy příjemce vyplníme do příslušné kolonky jeho e-mailovou adresu. Svou adresu ani datum psát nemusíme, jelikož se i s časem zobrazují v e-mailu automaticky. U všech elektronických dopisů, a u formálních obzvlášť, bychom měli vyplnit kolonku, která informuje o předmětu sdělení, a to i když to není většinou nutně vyžadováno při odesílání pošty. Tento text by měl obsahovat jen pár klíčových slov, která vystihují podstatu sdělení, aby adresát věděl ještě před rozkliknutím dopisu, o jakou záležitost se jedná. Stejně tak může předmět sloužit i pro nás např. při vyhledávání daného dopisu mezi mnoha odeslanými. Příkladem předmětu může být: „Nabídka práce“, „Výzva k platbě“ apod.

Samotná textová část začíná formálním pozdravem adresáta. Po oslovení vynecháme řádek a přejdeme k jádru sdělení. Jestliže je text delší, doporučuje se jej dělit na přehledné a smysluplné odstavce, které vždy na prvním řádku odsadíme. Každý oddíl textu by měl vyjadřovat danou myšlenku. Po posledním odstavci vynecháme řádek a dopis zakončíme zdvořilým rozloučením, např. některou z frází zmiňovaných výše. Následuje již jen podpis ve smyslu vypsání svého jména. Ručně psaný podpis se vkládá formou obrázku pouze v některých případech, norma to však nestanovuje. Po dopsání je vhodné si dopis znovu přečíst, klidně i několikrát, a zkontrolovat pravopisné, gramatické i stylistické vlastnosti textu a případně eliminovat chyby. Následně stačí již jen dopis odeslat.

Při psaní formálního dopisu bychom měli dodržovat zásady spisovného, korektního a slušného vyjadřování. V případě rozhořčení bychom měli tuto emoci potlačit a napsat text se všemi aspekty slušnosti, díky čemuž se zvyšuje šance, že nám příslušný adresát na žádost, prosbu či stížnost odepíše. Neslušná komunikace je na úřadech a v institucích velmi nevhodná. Měli bychom myslet také na to, že nás adresát vnímá ve chvíli přijetí e-mailu prostřednictvím tzv. virtuální identity. Je proto nevhodné odesílat formální dopis z adresy s infantilním či pobuřujícím názvem, jako např. vilazvonilka@seznam.cz. Seriózním názvem je např. pavel.novak@seznam.cz.

Jak napsat žádost?

Žádost spadá do stylu formálních dopisů a píšeme ji ve smyslu prosby o něco. Měli bychom ji proto psát slušně a velmi formálně. Text začínáme formálním oslovením, nejčastěji dle funkce adresáta, např. „Vážený pane řediteli,“. Poté vynecháme jeden volný řádek a popíšeme to, oč žádáme. Jestliže je text delší, měli bychom jej přehledně členit do odstavců. První odstavec by měl popisovat, o co žádáme, druhý by pak měl podávat odůvodnění, a tedy proč žádáme. Text by měl být přehledný a jasně popisovat podstatu věci a danou situaci.

Pod hlavním textem je možné dodat vyslovení naděje, že bude žádost kladně vyřízena, a to „Děkuji za kladné vyřízení mé žádosti.“ apod. Poté se již rozloučíme pozdravem, vynecháme několik řádků na vlastnoruční podpis a vepíšeme své celé jméno. Jestliže posíláme dopis klasicky v obálce, dopíšeme pod vlastnoruční podpis název dokumentů, které přikládáme v obálce jako přílohy.

Jak napsat obchodní dopis?

Obchodní dopis začíná vždy tzv. hlavičkou, v níž je uveden název organizace nebo podniku odesílajícího dopis. Je doplněna také právní forma organizace, obchodní značka nebo firemní znak, úplná adresa a logo. Adresa odesílatele nesmí zasahovat do pravého horního rohu, aby zde bylo možné umístit podací razítko pošty.

Odesílatel musí také vyplnit adresované pole, které ohraničuje prostor pro vepsání adresy příjemce. Vpravo nebo vlevo vedle adresového pole bývají ve sloupci či pod polem v řádcích předtištěny odvolací údaje, které slouží ke třídění korespondence. Tyto údaje jsou následující:

• Váš dopis zn.: – vyplňuje se, pokud dopis navazuje na předchozí korespondenci mezi dvěma subjekty;
• Ze dne: – vyplňuje se datum odeslání dopisu, na který tímto dopisem odpovídáme;
• Naše zn.: – značka je vytvořena pomocí prvních dvou písmen pracovníka, který záležitost vyřizuje, za prvním lomítkem se pak uvádí pořadové číslo odesílaného dopisu a za druhým lomítkem je uveden letopočet;
• Vyřizuje: – zde se uvádí příjmení pracovníka, který dopis vyřizuje;
• Tel.: – zde se uvádí telefonní číslo na pracovníka, který dopis vyřizuje;
• E-mail: – zde se uvádí e-mailová adresa pracovníka;
• Datum: – zde se uvádí datum odeslání dopisu.

V zápatí strany jsou pak předtištěny údaje o bankovním spojení, IČ, daňovém IČ, internetové adrese, údaj o registraci v Obchodním rejstříku, sídlo firmy a případné další informace.

Jak napsat neformální dopis?

Neformální dopis je většinou adresován rodinným příslušníkům či kamarádům. Jestliže však píšeme dopis známému, se kterým nemáme příliš vřelý vztah, je vhodnější napsat poloformální dopis. Ten je kombinací stylů formálního a neformálního dopisu.

Dopis by měl začínat pozdravem, který zvolíme dle vztahu s adresátem. Může jím být „Ahoj“, „Nazdar“, „Čau“ apod. Pro poloformální dopis je vhodnějším oslovením „Milá/ý“, „Ahoj“, „Paní/Pane“ a případné připojení oslovení jménem. Následně vynecháme jeden řádek a přejdeme k samotnému sdělení. V osobních dopisech se mnohdy vyskytují otázky týkající se toho, co již o osobě víme, např. jak se má na dovolené, zda je již zdravá apod. Mnohdy však slouží dopis ke shrnutí nových událostí v našem životě, které chceme sdělit člověku, se kterým jsme neměli možnost komunikovat osobně.

Rozloučení by mělo ještě více než pozdrav odrážet, jaký vztah nás s dotyčným pojí. S blízkým přítelem či rodinou se můžeme rozloučit např. „Milující“, „S láskou“, „S přáním všeho nejlepšího“ nebo „Těším se, až se uvidíme“. Jelikož se však jedná o neformální dopis, můžete zvolit také vtipné oslovení nebo pozdrav, který používáte při osobním setkání. Pokud si vzpomeneme na další informaci, která se již do dopisu nehodí, můžeme ji přidat za rozloučení a podpis. Na nový řádek napíšeme zkratku P.S. neboli Post Script (ve významu „po napsání“) a v krátkosti informaci sdělíme.

Následně již jen dopis odešleme. Klasicky jej složíme na třetiny, vložíme do obálky, napíšeme svou a příjemcovu adresu a nalepíme poštovní známku. V takto zasílaných dopisech většinou vepisujeme na horní stranu datum napsání textu. V případě elektronického odeslání bychom neměli zapomenout na předmět, který je informací o tématu sdělení, ale může být také vtipnou upoutávkou.

Co napsat na pohled?

Dobrou zprávou je, že k psaní pohledů se neváže žádná norma. To však může být mnohdy důvodem, proč nevíme, co vlastně na pohled napsat. V textu by nemělo chybět oslovení, datum odeslání a rozloučení. Text mezi těmito náležitostmi je pak jen na nás.

Jelikož mnohdy posíláme pohled z dovolené, je vhodné se v textu zmínit, jak se na  daném místě máme, jaké je tam počasí a co zajímavého či vtipného se nám stalo. Není také na škodu se zmínit o zajímavosti, která se váže přímo k místu. Na pohlednici však můžeme napsat jen báseň či citát spjatý s daným místem, nebo zkrátka jen poslat srdečné pozdravy. Pokud nás nenapadá žádný výstižný text, můžeme adresátovi nakreslit obrázek, např. se pokusit namalovat, jak dané místo vypadá.

Adresu vepisujeme do předem určených řádků v pravé půlce pohlednice. Do prvního řádku napíšeme jméno adresáta, do druhého ulici a číslo domu a do třetího název města. Jestliže posíláme dopis ze/do zahraničí, je vhodné dopsat také název státu. Do pěti obdélníků vepíšeme poštovní směrovací číslo. Pokud tyto obdélníky nejsou předtištěny, napíšeme PSČ klasicky pod nebo vedle názvu města.